Zo kies je het juiste telefoniesysteem voor jouw organisatie

Hoewel je als organisatie verschillende kanalen inzet om te communiceren met klanten, leveranciers en medewerkers, blijft de telefoon een vertrouwd en belangrijk communicatiemiddel. Een telefoonsysteem dat de functies, functionaliteit en flexibiliteit biedt die je nodig hebt om succesvol zaken te doen, is dan ook onmisbaar. Maar hoe kies je het juiste systeem?

Het kiezen van de juiste telefonieoplossing is tegenwoordig een lastige opgave, omdat er zoveel mogelijk en beschikbaar is. Voor de juiste keuze is het dus belangrijk om de behoeftes van jouw bedrijf in kaart te brengen. Dat kan bijvoorbeeld het verbeteren van de klanttevredenheid zijn. Uit een studie van McKinsey & Company blijkt dat 70 procent van de klanten aankopen doet op basis van hoe ze zich behandeld voelen. Dat maakt een goede klantenservice topprioriteit bij de keuze voor een nieuwe telefoonoplossing. Maar wellicht is het belangrijker voor jouw organisatie om de kosten te beheersen en je bedrijf toekomstbestendig te maken. Misschien is je organisatie fors gegroeid of overweeg je internationale expansie. De ambities van je organisatie spelen een hele grote rol in de keuze van de voor jou juiste telefonieoplossing. In samenspraak met jouw business partner kun je deze behoeftes helder in kaart brengen waarna je je kunt laten adviseren over de verschillende mogelijkheden.

Analoog of digitaal?

Tot een jaar of tien geleden was het installeren van een duur, vast telefoonsysteem en het betalen van een maandelijkse huur en gesprekskosten de enige optie. Met de komst van internet is dit voorgoed veranderd, want je hebt nu meer keuze en meer flexibiliteit tegen lagere kosten. Bedrijfstelefoniesystemen kunnen worden onderverdeeld in twee soorten: een traditionele PBX is een telefoonsysteem dat gebruikmaakt van vaste lijnen via vaste telefoons; en virtuele telefonie op basis van spraak over internet. Doordat de mogelijkheden van virtuele telefonie talrijk zijn, kent deze optie dan ook verschillende toepassingen.

Verouderd en inflexibel

Tot nog niet zo lang geleden was het traditionele PBX-systeem de voorkeursoptie voor veel organisaties. Hoewel dit systeem zeer veilig en stabiel is, is het gekoppeld aan een fysieke locatie waarbij spraak wordt overgedragen via draden. De telefoon kan dus niet vanaf een andere plek gebruikt worden dan waar hij is geïnstalleerd en dat biedt weinig flexibiliteit. Bovendien is het aantal telefoonlijnen afhankelijk van het aantal fysieke draden dat bij de PBX hoort. Deze systemen moeten worden geïnstalleerd en onderhouden door een gespecialiseerde partij, wat extra kosten met zich mee kan brengen.

Lagere kosten, vereenvoudigd beheer

Virtuele telefonie is bij uitstek geschikt voor moderne organisaties. Het heeft geen vaste koperlijnen nodig om te kunnen werken, maar werkt via dataverbindingen. Spraak wordt via het internet verzonden, zodat er geen specifieke apparatuur of software hoeft te worden geïnstalleerd. De kosten zijn dus aanzienlijk lager, omdat er alleen aan apparaat met internetverbinding nodig is, waardoor flexibele, eenvoudige en effectieve communicatie mogelijk is. Een belangrijk element is dat sommige soorten virtuele telefonie nieuwe communicatiekanalen kunnen integreren, zoals video of instant messaging, om zowel de interne als externe communicatie in je organisatie te beheren.

Digitale telefonie kun je zelf installeren en beheren, maar je kunt er ook voor kiezen om een telefonieoplossing uit de cloud te gebruiken. Daarbij gebruik je een app van je leverancier, een internetbrowser of een smartphone voor telefoongesprekken. Feitelijk fungeert de cloudtelefonieoplossing van jouw leverancier als virtuele telefooncentrale. Dit is een enorm flexibele oplossing, omdat ze je alle controle geven over hoe jij je telefonie wilt inrichten en aanpassen. Een voorwaarde voor deze oplossing is een betrouwbare en snelle internetverbinding.

Vijf stappen om het juiste zakelijke telefoonsysteem te kiezen

1. Inventariseer wat wel en niet werkt met je huidige systeem: Een duidelijke beschrijving van je huidige problemen kan het zoeken naar een nieuwe oplossing vergemakkelijken.

2. Test je internetverbinding: Er zijn gratis snelheidscheckers beschikbaar om de up- en downloadsnelheid van je verbinding te beoordelen. Test de verbinding op verschillende tijdstippen van een werkdag om een realistisch gemiddelde vast te stellen. Als de snelheid te laag is, praat dan eerst met de leverancier van je verbinding voordat je een mogelijke VoIP-oplossing afwijst.

3. Breng in kaart hoe je je huidige systeem gebruikt: De manier waarop jouw organisatie het telefoonsysteem gebruikt, is van grote invloed op de keuze van een nieuw systeem. Heb je te maken met hoge gespreksvolumes dan kan een analoog systeem de meeste stabiliteit bieden. Werk je flexibel, wil je nu of in de toekomst uitbreiden of zoek je naar een hogere mate van controle en beheersbaarheid, dan past digitale telefonie wellicht beter.

4. Maak een lijst met prioriteiten voor het nieuwe systeem: Stel vast wat je wilt en verwacht van het nieuwe systeem en maak een lijst van de belangrijkste functies die een nieuw systeem moeten leveren. Maak daarbij onderscheid tussen nuttige en essentiële functies.

5. Betrek je medewerkers bij het keuzeproces: Het introduceren van een nieuw telefoonsysteem is een kleine, maar ontwrichtende verandering, dus het is cruciaal om je medewerkers vanaf het begin mee te nemen om de implementatie succesvol te laten zijn.

Vraag advies!

Er zijn verschillende redenen waarom je een nieuwe telefonieoplossing kunt overwegen. Om de juiste keuze te maken is het belangrijk om te weten waar jouw behoefte ligt en welk budget je beschikbaar hebt. Wij kunnen je helpen met het identificeren van de functionaliteiten die je nodig hebt. Wil je dat we eens met je meedenken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Benieuwd geworden naar de mogelijkheden voor wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op gebied van Telecom & IT? Plan een vrijblijvende afspraak in met een van onze specialisten, dan bekijken we graag wat we voor jou kunnen betekenen! Bel naar het telefoonnummer 040 – 211 11 11 of stuur een e-mail naar [email protected].