Top 5 zakelijke productiviteitsapps

Om deze lijst zo nauwkeurig mogelijk samen te stellen zijn we met een aantal collega’s met verschillende smartphones bij elkaar gaan zitten. We hebben verschillende type apps de revue laten passeren. In dit blog willen we de meest gebruikte zakelijke productiviteitsapps benoemen. Er zullen nog blogs volgen met top apps uit andere categorieën. Een aantal van ons zijn fervent iPhone gebruiker en een aantal zijn die-hard Android gebruiker.

1. Microsoft OneNote

OneNote is veruit de meeste gebruikte apps onder collega’s van PHC. Dit heeft er onder andere mee te maken dat OneNote niet alleen op iOS of Android feilloos werkt en synchroniseert, maar ook op een PC of Macbook. De app werkt zowel online als offline. Als je offline werkt en je verbindt op een later tijdstip met internet, dan synchroniseert de app zonder problemen, dit gaat via OneDrive. Je kunt je notities eenvoudig indelen in verschillende categorieën en het is heel eenvoudig een notitie te delen via mail met link of als bijlage. Maar je kunt ook heel eenvoudig een notitieblok delen en tijdens een meeting erin samenwerken.

2. Skype For Business

Even een korte vraag stellen aan een collega via IM (instant messaging) als je onderweg bent of bij een klant. Of bellen met je mobiele telefoon maar het nummer van de zaak meesturen. Het kan allemaal met Skype for Business (voormalig Lync). Het is ook mogelijk om direct de status van een collega te zien. Zo weet je of iemand bijvoorbeeld beschikbaar is of in een meeting zit. Tevens is het mogelijk om onderweg deel te nemen aan een vergadering waarbij een presentatie getoond wordt of een whiteboard gedeeld wordt. De mogelijkheden zijn ongekend. Iedereen kan deelnemen aan een vergadering die door iemand met een licentie geïnitieerd wordt. Voor het opzetten van een vergadering of het bellen via Skype heb je een licentie nodig. Maar daar leggen we je graag alle mogelijkheden over uit in een vrijblijvende demo.

3. IFTTT

Met IFTTT kun je allerlei apps en diensten aan elkaar koppelen. Op deze manier kunnen er allerlei commando’s automatisch uitgevoerd worden aan de hand een ingestelde trigger. Om het beter uit te leggen zal ik je een aantal voorbeelden geven van waarvoor collega’s deze app gebruiken. Stuur een mail als het morgen gaat regenen. Zet de Phlips Hue verlichting aan zodra het begint te schemeren of als ik mijn telefoon met Wi-Fi verbind. Facebook-foto’s waarin je getagged bent in een iOS-fotoalbum opslaan. Nieuwe iOS-contacten opslaan in je Google Adresboek. Let wel op, als je deze dienst gebruikt, welke informatie je met welke diensten wil koppelen. We adviseren sowieso om zakelijk en privé hierbij te van elkaar te scheiden.

4. Office Lens

Even snel een foto ergens van nemen als notitie zoals bijvoorbeeld tijdens een vergadering van een whiteboard of beeldscherm, of van een document om even snel te mailen. Office Lens is hier de ideale app voor. Het maakt niet uit vanaf welke hoek je de foto maakt. De app is slim genoeg het bestand te centreren en de achtergrond te filteren zodat alle tekst leesbaar is. Ook hinderlijke weerspiegelingen worden weg gefilterd. Tevens zit er een mogelijk in om visitekaartjes te scannen. De app synchroniseert feilloos met OneNote (de naam Office Lens is niet voor niets gekozen…) en het is dus geen toeval dat deze app zo populair bij ons is. De gemaakte foto’s worden regelmatig in OneNote geïmporteerd en kunnen zo dus ook weer makkelijk opgeslagen, gedeeld en gesynchroniseerd worden.

5. Google Keep

Een notitie of herinnering is erg snel te maken met Google Keep. Vooral de eenvoud maakt de app zo goed. Ondanks dat biedt de app veel mogelijkheden om een notitie te maken. Zo kun je bijvoorbeeld iets schrijven of tekenen maar kun je ook een gesproken bericht opslaan of een foto toevoegen. Google Keep werkt uiteraard met een Google account en is beschikbaar op iOS en Android, maar vooral onder collega's van PHC die met Android werken is deze app erg populair.

Hopelijk kunnen we je met deze tips veel tijd besparen door met behulp van deze apps efficiënter te gaan werken….. Bovengenoemde apps zijn allemaal kosteloos te downloaden in de App Store en Google Play. In principe kan iedereen deze dus gebruiken, op zowel een privé device als een zakelijke smartphone.

Wil je nu voorkomen dat je medewerkers naast deze nuttige apps ook allerlei, mogelijk schadelijke, andere apps installeren op hun zakelijke smartphone of tablet? En wil je invloed hebben op wat er gedeeld wordt en waar zaken opgeslagen worden? Dat kan middels Enterprise Mobility Management oplossingen. Wil je meer info over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met me op.