Telefonie: integratie heeft de toekomst

Telefonie is niet meer weg te denken in onze maatschappij. Vrijwel iedereen heeft een mobiele telefoon en is daarmee altijd en overal bereikbaar. Voor bedrijven is telefonie een van de belangrijkste kanalen voor contact met klanten, partners en leveranciers. Hoe kies je de beste oplossing voor jouw organisatie?

Voice-over-IP (VoIP), oftewel telefonie via een internetverbinding in plaats van via de traditionele landlijnen, heeft de afgelopen jaren enorm aan populariteit gewonnen. Een type VoIP is cloudtelefonie, waarbij de telefooncentrale en alle diensten die daarbij horen als dienst uit de cloud worden afgenomen. Dat betekent dat een organisatie zelf niet meer hoeft te investeren in de aanschaf, beheer en onderhoud van een server met telefonie-oplossing.

Flexibele telefonieoplossing

Telefonie als dienst uit de cloud biedt nog meer voordelen. Je betaalt als bedrijf alleen voor wat je nodig hebt. Daarnaast zijn cloudoplossingen veel meer schaalbaar dan technologie in eigen huis. Wanneer je meer capaciteit nodig hebt, is dat snel geregeld, maar ook afschalen gaat vlot en probleemloos. Op die manier groeit de telefonieoplossing met een organisatie mee. Nog een voordeel is dat een telefonieoplossing uit de cloud eenvoudig kan worden geïntegreerd met andere type oplossingen. Zodat je bijvoorbeeld binnen je organisatie met mobiele apparaten via het vaste bedrijfsnummer kunt bellen en gebeld worden. Doordat de cloudprovider benodigde updates uitvoert, beschik je altijd over een up-to-date oplossing. En er zijn allerlei tools beschikbaar die geïntegreerd kunnen worden, waarmee gebruikers hun bereikbaarheid en beschikbaarheid kunnen managen.

Integratie in samenwerkingstool

We zien de wereld van telefonie veranderen, mede onder invloed van de coronapandemie. Daardoor zijn in heel rap tempo veel bedrijven gewend geraakt aan samenwerkingsapplicaties, zoals Microsoft Teams. We zitten nu in de transitie dat organisaties ook hun telefonieoplossing in die applicaties willen integreren. Alle functionaliteiten van cloudtelefonie komt dan samen met de functionaliteit van zo’n samenwerkingsplatform. Ook dat biedt weer verschillende voordelen op het gebied van bereikbaarheid en beschikbaarheid. Zo kan de receptionist bij een bedrijf niet alleen zien wie er telefonisch in gesprek is, maar ook of iemand wellicht in een videocall of andere meeting zit en dus telefonisch niet gestoord kan worden.

Zo maak je de juiste keuze

Om de juiste telefonieoplossing te kiezen, is het belangrijk dat een organisatie eerst in kaart brengt wat het nodig heeft. Redeneer niet vanuit technische mogelijkheden of oplossingen, maar betrek je eigen gebruikers in een vroegtijdig stadium en zorg dat je inzichtelijk hebt hoe zij werken, wat zij nodig hebben en hoe je processen in elkaar zitten. Afhankelijk van de behoeften van een organisatie, kan een keuze voor het juiste telefonie product worden gemaakt. We adviseren bedrijven een gespecialiseerde partner bij die keuze te betrekken. Er is een enorme schaarste op de arbeidsmarkt, dus de kans is groot dat een bedrijf zelf de kennis niet heeft om alle beschikbare telefonieoplossingen inhoudelijk te kennen of te beoordelen. Zoek een partner die deze kennis wél in huis heeft. Wanneer je als organisatie weet wat je behoefte is, kun je samen met die partner kijken welke oplossing het beste bij jou past.

Inhoudelijk advies inwinnen

Wanneer de juiste keuze is gemaakt, kan zo’n partner bovendien helpen bij de implementatie en ondersteuning. En bij de adoptie van de oplossing in het bedrijf. Niet zelden wordt vergeten om gebruikers te leren werken met de nieuwe oplossing. Dat is zonde, want wanneer zij niet het maximale uit de mogelijkheden en functionaliteiten leren halen, doet dat af aan je investering. In zowel het voortraject als na de keuze voor een telefonieoplossing moet de gebruiker centraal staan, adviseert de telefonie-expert. Op die manier kan uiteindelijk de klantervaring van het bedrijf worden geoptimaliseerd. Nóg een stap verder dan het integreren van telefonie in een samenwerkingstool is namelijk het integreren van de verschillende kanalen waarmee klanten contact zoeken met een bedrijf. Op die manier stel je je klant centraal. Of die nu via Whatsapp, een chatbot op je website of gewoon telefonisch contact zoekt, dat maakt niet uit. Het komt allemaal binnen in één geïntegreerde oplossing waar je eigen gebruikers eenvoudig mee kunnen werken. Wil je klaar zijn voor de toekomst, dan is dit de richting waar je op moet bewegen.

Zelf jouw telefonie beheren?

Bij Venéco worden klanten centraal gesteld. Zo hebben we een selfservice portaal waarin klanten hun eigen telefonieoplossing kunnen wijzigen, uitbreiden of afschalen. Wil je meer weten over dit portal of advies bij de juiste keuze van een telefonieoplossing? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.