Zo kies je het juiste telefoniesysteem voor jouw organisatie

Hoewel je als organisatie verschillende kanalen inzet om te communiceren met klanten, leveranciers en medewerkers, blijft de telefoon een vertrouwd en belangrijk communicatiemiddel. Een telefoonsysteem dat de functies, functionaliteit en flexibiliteit biedt die je nodig hebt om succesvol zaken te doen, is dan ook onmisbaar. Maar hoe kies je het juiste systeem?

Het kiezen van de juiste telefonieoplossing is tegenwoordig een lastige opgave, omdat er zoveel mogelijk en beschikbaar is. Voor de juiste keuze is het dus belangrijk om de behoeftes van jouw bedrijf in kaart te brengen. Dat kan bijvoorbeeld het verbeteren van de klanttevredenheid zijn. Uit een studie van McKinsey & Company blijkt dat 70 procent van de klanten aankopen doet op basis van hoe ze zich behandeld voelen. Dat maakt een goede klantenservice topprioriteit bij de keuze voor een nieuwe telefoonoplossing. Maar wellicht is het belangrijker voor jouw organisatie om de kosten te beheersen en je bedrijf toekomstbestendig te maken. Misschien is je organisatie fors gegroeid of overweeg je internationale expansie. De ambities van je organisatie spelen een hele grote rol in de keuze van de voor jou juiste telefonieoplossing. In samenspraak met jouw ICT-business partner kun je deze behoeftes helder in kaart brengen waarna je je kunt laten adviseren over de verschillende mogelijkheden.

Analoog of digitaal?

Tot een jaar of tien geleden was het installeren van een duur, vast telefoonsysteem en het betalen van een maandelijkse huur en gesprekskosten de enige optie. Met de komst van internet is dit voorgoed veranderd, want je hebt nu meer keuze en meer flexibiliteit tegen lagere kosten. Bedrijfstelefoniesystemen kunnen worden onderverdeeld in twee soorten: een traditionele PBX is een telefoonsysteem dat gebruikmaakt van vaste lijnen via vaste telefoons; en virtuele telefonie op basis van spraak over internet. Doordat de mogelijkheden van virtuele telefonie talrijk zijn, kent deze optie dan ook verschillende toepassingen.

Verouderd en inflexibel

Tot nog niet zo lang geleden was het traditionele PBX-systeem de voorkeursoptie voor veel organisaties. Hoewel dit systeem zeer veilig en stabiel is, is het gekoppeld aan een fysieke locatie waarbij spraak wordt overgedragen via draden. De telefoon kan dus niet vanaf een andere plek gebruikt worden dan waar hij is geïnstalleerd en dat biedt weinig flexibiliteit. Bovendien is het aantal telefoonlijnen afhankelijk van het aantal fysieke draden dat bij de PBX hoort. Deze systemen moeten worden geïnstalleerd en onderhouden door een gespecialiseerde partij, wat extra kosten met zich mee kan brengen.

Lagere kosten, vereenvoudigd beheer

Virtuele telefonie is bij uitstek geschikt voor moderne organisaties. Het heeft geen vaste koperlijnen nodig om te kunnen werken, maar werkt via dataverbindingen. Spraak wordt via het internet verzonden, zodat er geen specifieke apparatuur of software hoeft te worden geïnstalleerd. De kosten zijn dus aanzienlijk lager, omdat er alleen aan apparaat met internetverbinding nodig is, waardoor flexibele, eenvoudige en effectieve communicatie mogelijk is. Een belangrijk element is dat sommige soorten virtuele telefonie nieuwe communicatiekanalen kunnen integreren, zoals video of instant messaging, om zowel de interne als externe communicatie in je organisatie te beheren.

Digitale telefonie kun je zelf installeren en beheren, maar je kunt er ook voor kiezen om een telefonieoplossing uit de cloud te gebruiken. Daarbij gebruik je een app van je leverancier, een internetbrowser of een smartphone voor telefoongesprekken. Feitelijk fungeert de cloudtelefonieoplossing van jouw leverancier als virtuele telefooncentrale. Dit is een enorm flexibele oplossing, omdat ze je alle controle geven over hoe jij je telefonie wilt inrichten en aanpassen. Een voorwaarde voor deze oplossing is een betrouwbare en snelle internetverbinding.

Vraag advies

Er zijn verschillende redenen waarom je een nieuwe telefonieoplossing kunt overwegen. Om de juiste keuze te maken is het belangrijk om te weten waar jouw behoefte ligt en welk budget je beschikbaar hebt. Een gerenommeerd partner, zoals PHC, kan je helpen met het identificeren van de functionaliteiten die je nodig hebt. Wil je dat we eens met je meedenken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!